Présentation
L’Import Utilisateurs simplifie la gestion des Utilisateurs en automatisant la création, la modification et la suppression des Utilisateurs.
Pour chaque Utilisateur importé, il est possible de mettre à jour les Groupes auxquels il est associé ainsi que son Groupe Principal.
L’Import Utilisateurs est disponible pour :
- L’Administrateur Principal du metaLMS Knowledge Place
- En Edition Entreprise, tout Utilisateur disposant de Droits Administrateur d’Utilisateurs
Structure et format du fichier Import Utilisateurs
Structure du fichier
L’Import Utilisateurs utilise un fichier avec :
- Un enregistrement d’entête contenant les noms des champs utilisés par l’Import Utilisateurs
- Un enregistrement par Utilisateur à créer, modifier ou supprimer et/ou à ajouter ou retirer d’un ou plusieurs Groupes
La liste des champs à fournir et les vérifications effectuées sur chaque champ sont présentées dans le tableau ci-dessous.
Champ
Vérifications
USERID
Code Utilisateur.
Champ obligatoire.
Si le Code Utilisateur n’existe pas dans le metaLMS Knowledge Place, l’Utilisateur est créé.
Si le Code Utilisateur existe, l’Utilisateur est modifié ou supprimé si la colonne DELETE est renseignée à Y.
Si le Code Utilisateur existe et l’Import Utilisateurs est réalisé par un Administrateur Délégué, l’Utilisateur doit être affecté à un Site et à au moins un Groupe pour lesquels l’Administrateur Délégué dispose de Droits Administrateurs d’Utilisateurs.
PASSWORD
Mot de passe de l’Utilisateur.
Champ obligatoire en création.
Si l’Utilisateur est modifié et que ce champ est vide, l’Utilisateur conserve son mot de passe actuel.
TITLE
Civilité.
Champ facultatif.
Exemples : Mme, Mr, Dr, etc.
FIRST_NAME
Nom de famille.
Champ obligatoire.
LAST_NAME
Prénom.
Champ obligatoire.
Exemples : Mme, Mr, Dr, etc.
Adresse email.
Champ facultatif mais recommandé pour que l’Utilisateur puisse bénéficier des fonctions de notification fournies par le metaLMS.
Si renseigné, le champ doit contenir une adresse email valide.
PHONE
Numéro de téléphone.
Champ facultatif.
Si renseigné, le champ doit contenir uniquement des nombres, des espaces ou les caractères +-().
SITE
Nom du Site auquel l’Utilisateur doit être affecté.
Si l’Import Utilisateurs est lancé par un Administrateur Délégué :
- Le champ est obligatoire
- Le Site doit déjà exister
- L’Administrateur Délégué doit disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur ce Site
Si ce Site n’existe pas dans le metaLMS Knowledge Place, il est créé si et seulement si l’import est lancé par l’Administrateur Principal.
ADD_TO_GROUPS
Liste des noms de Groupes auxquels l’Utilisateur doit être affecté, séparés par une double barre verticale ||.
Exemple: Manager||Ventes
Champ facultatif.
Si l’Utilisateur est modifié, cette liste vient s’ajouter aux Groupes auxquels il est déjà affecté.
Si l’Import Utilisateurs est lancé par un Administrateur Délégué, pour chaque Groupe de la liste :
- Le Groupe doit déjà exister
- L’Administrateur Délégué doit disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur ce Groupe
Si un Groupe de la liste n’existe pas dans le metaLMS Knowledge Place, il est créé si et seulement si l’import est lancé par l’Administrateur Principal.
REMOVE_FROM_GROUPS
Liste de noms de Groupes auxquels l’Utilisateur ne doit plus être affecté, séparés par une double barre verticale ||.
Exemple: Onboarding||Marketing
Champ facultatif.
Si l’Import Utilisateurs est lancé par un Administrateur Délégué, pour chaque Groupe de la liste :
- Le Groupe doit déjà exister
- L’Administrateur Délégué doit disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur ce Groupe
NEW_MAIN_GROUP
Nom du nouveau Groupe Principal de l’Utilisateur.
Champ facultatif.
Si l’Utilisateur est créé :
- Si le champ est vide, l’Utilisateur est créé sans Groupe Principal.
Si l’Utilisateur est modifié :
- Si le champ est vide, le Groupe Principal de l’Utilisateur n’est pas modifié
- Si le champ contient une double barre verticale ||, l’Utilisateur n’a plus de Groupe Principal mais reste associé à ce Groupe, sauf s’il figure également dans la colonne REMOVE_FROM_GROUPS.
En création ou modification d’Utilisateur, si le champ est renseigné, le Groupe indiqué dans ce champ doit figurer dans la liste des Groupes de l’Utilisateur après import, composée de :
- La liste de ses Groupes actuels si l’Utilisateur est modifié
- Complétée de la liste des Groupes du champ ADD_TO_GROUPS
- Epurée de la liste des Groupes du champ REMOVE_FROM_GROUPS
Si l’Import Utilisateurs est lancé par un Administrateur Délégué :
- L’Administrateur Délégué doit disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur ce Groupe
- Si l’Utilisateur est modifié et dispose déjà d’un Groupe Principal, l’Administrateur Délégué doit également disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur le Groupe Principal actuel de l’Utilisateur
VALID_FROM
Date de début de validité du compte.
Champ facultatif.
Si renseigné, le champ doit contenir une date valide au format JJ/MM/AAAA.
Exemple : 01/10/2021
VALID_UNTIL
Date de fin de validité du compte.
Champ facultatif.
Si renseigné, le champ doit contenir une date valide au format JJ/MM/AAAA.
Exemple : 31/03/2022
SUPERVISOR_ID
Code Utilisateur du Superviseur de l’Utilisateur.
Champ facultatif mais recommandé pour que l’Utilisateur puisse bénéficier des fonctions de notification au Superviseur fournies par le metaLMS.
DELETE
Indicateur de suppression de l’Utilisateur.
Champ facultatif.
Si renseigné, saisir Y pour supprimer l’Utilisateur dont le Code Utilisateur est USERID.
Format du fichier
L’Import Utilisateurs utilise un fichier texte au format CSV (Champs Séparés par des Virgules) et encodé en UTF-8.
Le format UTF-8 est un format standard qui autorise l’import de données utilisant tout type d’alphabet tels que les alphabets chinois simplifié, arabe et hébreu.
Vous pouvez créer ce type de fichier en utilisant le tableur Microsoft Excel et en sauvegardant votre feuille de données au format « CSV UTF-8 ».
Si vous utilisez le tableur Google Sheets, vous devez d’abord télécharger votre feuille de données au format CSV, séparateur virgule ou point virgule, puis exécuter un utilitaire qui remplace le séparateur choisi par le séparateur point virgule.
La barre verticale | utilisée comme séparateur dans les champs ADD_TO_GROUPS et REMOVE_FROM_GROUPS est disponible sur les claviers des ordinateurs Microsoft Windows. Pour les ordinateurs fonctionnant sous Mac OS, la barre verticale s’obtient par la combinaison de touche Alt + Shift + L.
Pour obtenir un exemple de fichier Import Utilisateurs valide, cliquer ici.
Utilisation de l’Import Utilisateurs
Pour utiliser l’Import Utilisateurs, depuis le Menu principal :
- Cliquez sur le menu Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton Importer, situé à droite de l’écran
Vérifier le fichier sans l’importer
Depuis la boîte de dialogue Import Utilisateurs qui s’affiche vous avez la possibilité de lancer la vérification préalable du fichier à importer, pour cela :
- Cliquez dans le champs Fichier à importer
- Dans l’explorateur, sélectionnez le fichier * .csv que vous avez préalablement créé et cliquez sur le bouton Ouvrir
- Cochez le mode d’exécution Vérifier le fichier sans l’importer et cliquez sur le bouton OK
La boîte de dialogue Import Utilisateurs affiche la progression du processus Import Utilisateurs en mode vérification.
4. Cliquez sur le bouton Journal des erreurs pour obtenir plus de détails sur les Utilisateurs invalides ou ignorés. Ce journal vous permettra de corriger les erreurs avant importation
5. Cliquez sur le bouton OK puis sur le bouton Fermer
Importer le fichier
Pour importer un fichier, depuis la boîte de dialogue Import Utilisateurs :
- Cliquez dans le champs Fichier à importer pour sélectionner le fichier* .csv à importer
- Cochez le mode d’exécution Importer le fichier
- Cliquez sur OK pour lancer l’Import Utilisateurs
